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まつぽん日記

副業としてのサラリーマンを目指しています。

ビジネス文書が苦手な後輩になんとか教えてみた

ライフハック

こんにちは、まつぽんです。

2月も後半に入り、人事異動の噂がひそやかに流れ、どことなくソワソワした雰囲気が職場に漂っていますが、本日のテーマは、そんな時節とは全く関係ありません。

ビジネス文書が苦手な後輩になんとか教えてみた

去年から私の下に入ってきた後輩は、ビジネス文書、文章を書くのが苦手。

「得意を伸ばす!」が私の育成方針ですが、人事書類や社内研修の課題など場合によっては避けて通れない場合もあります。

そんな中で、なんとか試行錯誤しながら教えてみた経験をシェアしたいと思います。

まず、読みづらいビジネス文書には、大きく2つの原因があります。

  1. 話し言葉と書き言葉の違いに対する違和感があまりない
  2. 文章構造が整理出来ていない

1.話し言葉と書き言葉の違いに対する違和感があまりない

後輩の書くビジネス文書には、「そんな気持ちになった」とか「今は出来ないけど次は成功する」と言ったような話し言葉がよく出てきます。
 
話し言葉は相手との距離が近い言葉です。読み手との距離が近いメールやブログにおいて、親密さを出すために「話すように」書くことはテクニックの一つです。
一方で、読み手との距離が遠い(=建前感の強い)ビジネス文書では、話し言葉だと距離感がちぐはぐになって、読み手に違和感を持たせてしまうのです。
 
後輩の場合は、書き言葉と話し言葉の違いにあまり違和感を持っていないようだったので、文章を根気強く訂正していくことを繰り返していました。その時に、一般化できるようにルールも伝えるようにした方がベターかと思います。
 
本人にやる気があれば、以下のような新書を勧めてさらに上達を目指しましょう。ちなみに私の場合は後輩に渡そうと購入しましたが、半年以上経ってもまだ渡せずにいます。
日本語練習帳 (岩波新書)

日本語練習帳 (岩波新書)

 
入門!論理学 (中公新書)

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2.文章構造が整理出来ていない

起承転結や因果関係などの文章構造が整理出来ていない場合も多いです。起、承と続いていきなり結になったり(転はどこに…?)、理由が理由になっていなかったり。
 
そんな場合は、本人から論旨を教えてもらうようにしています。その上で、こういった文章にした方が分かりやすいよ、と簡単に論理構造を書き出して伝えていました。

【注意点】最低限出来れば良いという気持ちで

本人が嫌にならないように、ビジネス文書として最低限出来ていたらよいという気持ちでいることが大切です。自分自身を振り返ってみてもそうですが、普段不自由なく使えている(と思っている)日本語を直されるのは、なかなかしんどいものです。
 
得意分野を気持ちよく活かしてもらうためにも、最低限出来ればOKという軽い気持ちで臨みましょう。